Vastuullinen toimitusketjun hallinta
Sampo-konserni painottaa vastuullisuustekijöitä toimiessaan alihankkijoidensa kanssa.
Toimitusketjut ovat tärkeä osa Sampo-konsernin tuotteiden ja palvelujen vastuullisuutta. Sampo-konserni ostaa merkittäviä määriä tuotteita ja palveluja erityisesti korvausten käsittelyn yhteydessä, joten yhtiöllä on vaikutusta talouteen, ympäristöön ja ihmisiin. Vastuullisuusnäkökohdat voivat aiheuttaa merkittäviä maine- ja operatiivisia riskejä, ellei niitä hallita oikein.
Hallintotapa
Sampo-konsernin toimintaperiaatteet asettavat konsernitason vaatimukset vastuulliselle toimitusketjujen hallinnalle. Toimintaperiaatteiden mukaan Sampo-konserni edellyttää alihankkijoiden ja muiden yhteistyökumppanien noudattavan yhtiön toimintaperiaatteita omassa toiminnassaan ja alihankintaketjuissaan. Lisäksi Sampo-konserni pyrkii ottamaan ESG-näkökohdat, ilmastonmuutos mukaan lukien, huomioon toimitusketjun hallinnassa. Jokaisella konserniyhtiöllä on myös täydentäviä ja yksityiskohtaisempia politiikkoja, ohjeita ja prosesseja toimitusketjun hallintaan.
Sampo-konsernin tuotteisiin ja palveluihin voi liittyä esimerkiksi alihankkijoiden toteuttamia kiinteistö-, ajoneuvo- ja irtaimistokorjauksia, terveys- ja sairaalapalveluja sekä matkustamiseen liittyviä palveluja. Lisäksi Sampo-konserni hankkii muun muassa ulkopuolisia konsultointipalveluja, toimistotarvikkeita ja IT-laitteita oman toimintansa tarpeisiin.
Suhteet alihankkijoihin vaihtelevat ostetun tuotteen tai palvelun tyypin mukaan, ja ne voivat olla pitkäaikaisia tai lyhytaikaisia, sopimukseen perustuvia tai perustumattomia taikka projektiin tai tapahtumaan perustuvia. Sampo-konsernilla voi esimerkiksi olla korjaamoverkostoja, joilla on pitkäaikainen sopimussuhde yhtiön kanssa. Toisaalta tietyt alihankkijat, kuten ulkopuoliset konsultit, palkataan tyypillisesti projektikohtaisesti, ja ne voivat olla joko pitkä- tai lyhytaikaisia.
Sampo-konsernin alihankkijoilla voi olla toimialakohtaisia ominaisuuksia, mutta ne vaihtelevat ostetun tuotteen ja palvelun mukaan. Esimerkiksi jälleenrakentaminen on yleensä erittäin työvoimavaltaista. Irtaimistovahinkojen korvaaminen on puolestaan pääomavaltaista, kun esine korvataan uudella vastaavalla esineellä, mutta työvoimavaltaista, jos esine korjataan.
Sampo-konserni on sitoutunut kannustamaan ja tukemaan alihankkijoitaan ja kumppaneitaan vastuullisten liiketoimintamallien käyttöönotossa. Vaatimalla aktiivisesti innovatiivisia ratkaisuja, resurssitehokkuutta, läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta alihankkijoilta Sampo-konserni pyrkii minimoimaan kielteiset vaikutuksensa ja edistämään kestävää ja vastuullista tuotantoa ja kulutusta. Selkeät vaatimukset ja läheinen yhteistyö alihankkijoiden ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa antaa Sampo-konsernille mahdollisuuden kehittää liiketoimintaansa ja edistää samalla kestävää kehitystä.
Jos periaatteiden mukaan toimimisessa havaitaan puutteita, ensimmäinen askel säännösten noudattamatta jättämisen korjaamiseksi on varmistaa mitä on tapahtunut, ja selvittää tapahtuneeseen johtaneet syyt. Analyysin tuloksista riippuen korjaavia toimiva voivat olla esimerkiksi prosessien parantaminen, virheiden korjaaminen (esim. laskutusvirheet), rahallinen hyvitys tai auditointi. Jos virhe tai sopimusrikkomus on suuri, se voi johtaa sopimuksen purkamiseen.
Vastuullisen toimitusketjun hallinnan ominaispiirteet
Sampo-konserni
| If | Topdanmark | Hastings | |
| YK:n Global Compact -periaatteisiin perustuvat alihankkijoiden toimintaperiaatteet (tai vastaava) | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| Alihankkijoiden toimintaperiaatteet (tai vastaava) koskevat myös kolmansia osapuolia eli alihankkijoiden alihankkijoita | Kyllä | Kyllä | Ei |
| Sopimuksiin liittyviä lisävaatimuksia tietyille alihankkijoille (perustuen esim. ESG-riskeihin, toimialaan, kokoon, maantieteellinen sijaintiin, liiketoiminnalliseen merkitykseen) | Kyllä | Kyllä | Ei |
| Ulkoisesti raportoituja tavoitteita liittyen toimitusketjun hallintaan | Kyllä | Kyllä | Ei |
| Alihankkijoiden riskiarvioinnit (esim. auditoinnit, kyselyt) | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| Palautteen keruu alihankkijoilta (esim. tarjousprosessien aikana ja sopimusneuvotteluissa) | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| Ensimmäisen tason alihankkijoiden (Tier 1, suorat alihankkijat) kartoitus esimerkiksi palvelu- ja/tai tuotekategorian sekä menojen mukaan | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
Konsernin tavoitteet ja päämäärät
Sampo-konserni pyrkii siihen, että sen toimitusketjut ovat korkeatasoisia.
Lisätietoa yhtiöittäin
Tieteeseen perustuvat ilmastotavoitteet
If on asettanut korvaustoiminnalleen vapaaehtoisen tieteeseen perustuvan ilmastotavoitteen. Tavoitteen mukaan If kannustaa alihankkijoitaan ilmastotoimiin siten, että vuoteen 2028 mennessä 30 prosenttia korvaustoiminnassa käytettyjen tavaroiden ja palvelujen kokonaisostosta hankitaan alihankkijoilta, jotka ovat asettaneet tieteeseen perustuvia ilmastotavoitteita. Science Based Targets -aloite (SBTi) hyväksyi Ifin tavoitteen joulukuussa 2023.
Alihankkijoiden toimintaperiaatteet
Ifillä on alihankkijoiden toimintaperiaatteet (Supplier Code of Conduct), joissa määritellään vähimmäisvaatimukset, joiden noudattamista If edellyttää yhteistyökumppaneiltaan. YK:n Global Compact -aloitteen kymmeneen periaatteeseen ja niiden taustalla oleviin sopimuksiin ja julistuksiin perustuvat toimintaperiaatteet kattavat esimerkiksi ihmisoikeudet, työkäytännöt, ympäristönsuojelun ja ilmastonmuutoksen sekä korruption vastaisen työn. Ifin korvauskäsittelyn urakoitsijoiden, kuten ajoneuvo- tai kiinteistökorjausurakoitsijoiden, on noudatettava Ifin alihankkijoiden toimintaperiaatteita. Urakoitsijoiden on esimerkiksi varmistettava kaikkien työntekijöiden oikeudenmukainen ja tasapuolinen kohtelu, toteutettava asianmukaisia toimenpiteitä yksityisyydensuojasta ja salassapidosta huolehtimiseksi, edistettävä ympäristöystävällisten teknologioiden kehittämistä ja käyttöä sekä kilpailtava reilusti ja rehellisesti.
Kaikkien työntekijöiden, jotka hankkivat tuotteita tai palveluja Ifin toimistoihin sekä korvausten käsittelyyn ja selvittelyyn liittyen, on sisällytettävä toimintaperiaatteet hankintasopimuksiinsa. Vaatimus koskee sekä uusia että uusittavia sopimuksia. Toimintaperiaatteet koskevat alihankkijoita, joiden kanssa If harjoittaa liiketoimintaa, mukaan lukien tytäryhtiöt ja alihankkijoiden alihankkijat. Ne koskevat myös kaikkia alihankkijoiden kokoaikaisia ja osa-aikaisia työntekijöitä.
Ifin alihankkijoiden toimintaperiaatteetulkoinen linkki
Toimialakohtaiset vaatimukset
Ifin kiinteistö- ja ajoneuvokorjausurakoitsijat eivät ainoastaan noudata yhtiön alihankkijoiden toimintaperiaatteita vaan myös sen toimialakohtaisia ympäristövaatimuksia, jotka sisällytetään ostosopimuksiin. Vaatimukset koskevat kuljetuksia, energiankulutusta, materiaalien käyttöä, vedenkulutusta sekä kemikaalien, vaarallisten aineiden ja jätteiden käsittelyä. Korjausprosessien yhteydessä syntyvän jätteen ja materiaalien asianmukainen käsittely on yksi Ifin prioriteeteista. Siksi If kannustaa urakoitsijoita minimoimaan resurssien ja materiaalien kulutuksen ja käyttämään uudelleen ja kierrättämään mahdollisimman paljon.
Kiinteistökorjaukset
If tekee yhteistyötä yli 1 200 kiinteistönkorjausurakoitsijan kanssa, jotka suorittavat ensimmäisen vahinkotarkastuksen ja korjaavat Ifille ilmoitettuja vahinkoja. Urakoitsijoilla on käytössään kaksi mobiilityökalua, In4mo ja MEPS, joilla he voivat raportoida ja laskea omaisuusvahinkoja digitaalisesti paikan päällä. Työkaluilla varmistetaan tehokas prosessi omaisuusvahinkojen korvauskäsittelyn kaikissa vaiheissa, ja ne auttavat urakoitsijoita täyttämään Ifin prosessivaatimukset. Järjestelmä minimoi myös matkustamisen ja antaa Ifille keinon mitata, kuinka paljon jätettä on syntynyt vahinkopaikalla.
If etsii jatkuvasti uusia tapoja vähentää materiaalien käyttöä, lisätä uudelleenkäyttöä ja kierrätystä sekä minimoida jätettä. Esimerkiksi kiinteistönkorjausurakoitsijoita koskevat uudet ympäristövaatimukset edellyttävät, että materiaalit tilataan suoraan vahinkopaikalle kuljetuksen vähentämiseksi. Vaatimuksiin sisältyy myös määräyksiä ympäristösertifioidun materiaalin käytöstä, jos sellaista on saatavilla, ja sähkö- ja hybridiajoneuvojen käytön lisäämisestä.
Ajoneuvokorjaukset
Ifillä on noin 3 000 urakoitsijaa, jotka suorittavat ajoneuvokorjauksia. Yhtiö tekee tiivistä yhteistyötä korjaamojen kanssa ja seuraa niiden toimintaa säännöllisesti raportoinnin ja tapaamisten avulla. Näin varmistetaan, että ne täyttävät Ifin vaatimukset. Urakoitsijoiden on kirjattava korjausprosessit ja -menetelmät korjauslaskentajärjestelmiin. Uudelleenkäytettyjen ja kierrätettyjen varaosien määrä ilmoitetaan kuukausittain. Keskeisiä, yhteistyökumppaneiden toimintaperiaatteita täydentäviä ympäristövaatimuksia ovat korjaaminen uusien osien käytön sijaan ja varaosien uudelleenkäyttö. Tämän ansiosta Ifin kumppanit uudelleenkäyttävät vuosittain tuhansia tonneja metallia ja muovia.
Alihankkijoiden riskiarvioinnit ja auditoinnit
If tekee tiivistä yhteistyötä alihankkijoidensa kanssa ja seuraa niiden toimintaa säännöllisesti raportoinnin ja tapaamisten avulla. If arvioi kaikki uudet ja nykyiset suuret alihankkijat ja tekee tarkastuksia varmistaakseen, että yhtiön käytäntöjä, kuten alihankkijoiden toimintaperiaatteita, noudatetaan. Jos tarkastuksissa havaitaan Ifin periaatteiden vastaisuutta, seuraamuksena voi olla alihankkijan tarkempi auditointi. Ensimmäinen askel säännösten noudattamatta jättämisen korjaamiseksi on varmistaa mitä on tapahtunut, ja selvittää tapahtuneeseen johtaneet syyt. Analyysin tuloksista riippuen korjaavia toimiva voivat olla esimerkiksi prosessien parantaminen, virheiden korjaaminen (esim. laskutusvirheet) tai rahallinen hyvitys. Jos virhe tai sopimusrikkomus on suuri, se voi johtaa sopimuksen purkamiseen.
Due diligence -prosessi alihankkijoille ja yhteistyökumppaneille
Henkilöstön koulutus
Ifin korvauskäsittely-yksiköiden hankintapäälliköt, konsernipalvelujen toimitila- ja hankintapäälliköt ja juristit ovat saaneet koulutusta alihankkijoiden toimintaperiaatteiden soveltamisesta. Korvauskäsittely-yksiköiden hankintapäälliköt saavat koulutusta myös toimialakohtaisista vaatimuksista.
Toimitusketjun vastuullisuusohjelma
Topdanmarkilla on toimitusketjun vastuullisuusohjelma. Siihen kuuluvat:
- Alihankkijoiden toimintaperiaatteet, joissa asetetaan vähimmäisvaatimukset alihankkijoille, jotka toimittavat tavaraa ja palveluja Topdanmarkille sopimussuhteella, ja jotka on sisällytettävä uusiin sopimuksiin ja neuvoteltava mukaan olemassa oleviin sopimuksiin. Topdanmarkin alihankkijoiden toimintaperiaatteet koskevat myös kolmansia osapuolia.
- Valittuja alihankkijoita koskevat sopimuksiin sisällytettävät lisävaatimukset (esim. kasvihuonekaasupäästöjen vähentäminen, kiertotalous), mikäli sitä pidetään tarpeellisena kokonaisanalyysin perusteella.
- Alihankkijoista koostuva ESG-kohderyhmä, jossa on edustajia useista alihankkijaryhmistä.
- Sellaisten valittujen alihankkijoiden auditointi, joihin sovelletaan erityisiä sopimusperusteisia ESG-vaatimuksia.
- Toimistotarvikkeiden (esim. kynien, paperien, messutarvikkeiden) hankinnan ohjaaminen vastuullisempaan suuntaan.
Alihankkijoiden riskiarvioinnit ja auditoinnit
Topdanmarkilla on alihankkijoista koostuva ESG-kohderyhmä, jossa on edustajia useista alihankkijaryhmistä, jotka on valittu esimerkiksi alakohtaisten vastuullisuusriskien, maantieteellisen sijainnin, toimitusketjun, markkinadynamiikan, menojen ja koon perusteella. Topdanmark suorittaa ryhmän alihankkijoille ESG-seulonnan käyttäen kyselylomaketta. Kyselyssä tarkastellaan ympäristö- ja ihmisoikeusasioita sekä työkäytäntöjä. Kaikki alihankkijat pisteytetään kyselylomakkeen vastausten perusteella ja pisteet ilmoitetaan alihankkijoille. Tarvittaessa Topdanmark voi käydä myös vuoropuhelua alihankkijan kanssa. ESG-seulonta on integroitu alihankkijoiden valintaprosessiin.
Henkilöstön koulutus
Topdanmarkin hankintaosasto saa ohjeistusta yhtiön vastuullisuusyksiköltä alihankkijoiden toimintaperiaatteisiin ja ESG-seulontaan.
Alihankkijoiden vastuullisuusstrategiat
Hastings tekee yhteistyötä alihankkijoidensa kanssa painottaakseen toimitusketjun vastuullisuuden merkitystä. Viestimällä yhtiön arvoista ja periaatteista alihankkijoille Hastingsin tarkoituksena on yhdenmukaistaa alihankkijan omat vastuullisuusstrategiat Hastingsin strategioiden kanssa ja varmistaa, että asiakkaille pystytään tarjoamaan parhaat palvelut, tuotteet ja hinnat.
Alihankkijoiden riskiarvioinnit ja auditoinnit
Hastings tekee alihankkijoiden due diligence -arviointeja yhtiön hankinta- ja alihankkijasuhteiden hallintapolitiikan mukaisesti. Yksittäisille alihankkijoille tehtävä due diligence -arviointi suhteutetaan alihankkijan kokoon ja alihankkijan mahdolliseen vaikutukseen Hastingsin liiketoimintaan. Vastuullisuus on keskeinen osa Hastingsin due diligence -prosessia. Kriittisiä alihankkijoita tarkastellaan läpi vuoden, joko kuukausittain tai vuosineljänneksittäin.
Päivitetty